Elektronische Signaturen in der Schweiz: Welche Signatur für welchen Vertrag?
In der Schweiz können Verträge grundsätzlich ohne Einhaltung besonderer Formvorschriften abgeschlossen werden. Der Vertragsabschluss erfolgt durch die übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung. Die Willensäusserung kann ausdrücklich (in Textform oder mündlich) oder gar stillschweigend sein.
Gesetzliche Formvorschriften
Nur für einzelne Verträge oder Vertragsklauseln sieht das Gesetz bestimmte Formerfordernisse vor.
Schreibt das Gesetz für einen Vertrag die schriftliche Form (einfache Schriftlichkeit) vor, so muss dieser die Unterschriften der Vertragsparteien tragen. So muss beispielsweise die Abtretung von Forderungen, von nicht verbrieften Namenaktien oder von Stammanteilen einer GmbH schriftliche erfolgen.
Für einige wenige Rechtsgeschäfte (z.B. für die Kündigung von Mietverträgen über Wohn- oder Geschäftsräume oder bestimmte Bürgschaftsverträge) bestehen neben der Unterschrift zusätzliche inhaltliche Anforderungen. Hier spricht man von qualifizierter Schriftlichkeit. Die strengste Form, die öffentliche Beurkundung, muss sodann bei Immobiliengeschäften eingehalten werden.
Im Unterschied zur einfachen Schriftlichkeit gibt es für die qualifizierte Schriftlichkeit und Beurkundung bis heute noch keine digitalen Lösungen.
Merkmale der e-Signatur
Die elektronische Signatur ermöglicht, die Integrität und Authentizität eines digitalen Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt festzustellen. Die im ZertES (Bundesgesetz über die elektronische Signatur) geregelten e-Signaturen unterscheiden sich nach Funktionalitäten und Sicherheitsstandards.
Dabei erfüllt nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) den höchsten Sicherheitsstandard. Sie ist mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und leistet Gewähr für die Identität des Unterzeichnenden und Echtheit der verbundenen elektronischen Daten. Wer eine QES benötigt, muss einen in der Schweiz anerkannten Anbieter nutzen.
Wofür wird die qualifizierte elektronische Signatur benötigt?
Die QES bietet die digitale alternative zur eigenhändigen Unterschrift, welche für die Form der Schriftlichkeit erforderlich ist.
Schriftlichkeit kann auch (freiwillig) vertraglich vereinbart werden. Dies ist insbesondere bei wichtigen Verträgen, die mit hohen finanziellen Risiken einhergehen, zu empfehlen.
Schliesslich kann sich die schriftliche Form aufdrängen, wenn ein erhöhtes Risiko besteht, eine Forderung auf dem Betreibungsweg durchsetzen zu müssen. Insbesondere wenn es um vertraglich festgelegte Geldforderungen geht, die nicht anderweitig abgesichert werden können, bietet ein schriftlicher Vertrag erhebliche Vorteile. Denn eine durch Unterschrift bekräftigte Schuldanerkennung erlaubt es dem Gläubiger das vom Schuldner gestoppte Betreibungsverfahren in einem kurzen und einfachen (summarischen) Gerichtsverfahrens fortzusetzen, statt andernfalls ein aufwändigeres ordentliches Gerichtsverfahren durchlaufen zu müssen.
Wann reicht eine einfache e-Signatur
Überall dort, wo das Gesetz keine besonderen Formvorschriften vorschreibt und die finanziellen Risiken überschaubar sind, reicht in der Regel eine einfache e-Signatur, wie sie z.B. von Adobe Sign, DocuSign oder Skribble angeboten wird. Auch andere Formen des elektronischen Vertragsabschlusses sind möglich. Aus Beweisgründen ist es aber in jedem Fall zu empfehlen, getroffene Vereinbarungen vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Für international tätige Unternehmen ist es schliesslich wichtig, im Einzelfall zu prüfen, welche ausländischen Formvorschriften beachten werden müssen und welche digitalen Lösungen von den entsprechenden Rechtsordnungen anerkannt werden.